Send invitasjonen to–tre uker før. Den skal svare på alt foreldrene lurer på – dato, tid, sted, henting, svarfrist, et telefonnummer og et spørsmål om allergier. Under har jeg samlet en sjekkliste og tre ferdige tekster du kan kopiere og tilpasse.
Når bør invitasjonen sendes?
To til tre uker før er et godt utgangspunkt. Sender du for tidlig, glemmer folk datoen. Sender du for sent, har mange allerede planer. I perioder med mange arrangementer, som før jul eller sommerferien, kan du gjerne sende tre uker før.
Sett svarfristen omtrent en uke før festen. Da har du tid til å handle riktig mengde og eventuelt purre. Resten av tidslinjen står i planen uke for uke.
Hva skal stå i invitasjonen?
En god invitasjon er kort, men komplett. Ta med:
- Hvem som har bursdag, og hvor gammel barnet blir
- Dato og klokkeslett, både start og slutt
- Sted med full adresse, og gjerne hvor man parkerer eller hvilken inngang
- Henting: når barna skal hentes, og om foreldre er velkomne til å bli
- Allergier: be om beskjed om allergier, intoleranser eller mat barnet ikke spiser
- Svarfrist og hvordan man svarer
- Telefonnummer til en voksen som kan nås på dagen
- Praktisk info hvis det trengs: yttertøy til leker ute, badetøy, innesko
Sluttidspunktet er viktigere enn mange tror. Foreldre trenger å vite når de skal hente, og du får en naturlig slutt på festen.
Digital eller papir?
Begge deler fungerer – en melding på telefon eller i foreldregruppen er rask, og det er lett å svare. Mange barnehager og skoler har også egne apper og meldingssystemer, men sjekk hvilke regler de har for private invitasjoner.
Papirinvitasjoner er koselige, og barnet kan gjerne være med og tegne eller fargelegge dem. Gi dem direkte til foreldrene eller legg dem i postkassen. Skriv svarfrist og telefonnummer tydelig, så det er like lett å svare som på en melding.
Uansett form – skriv i en tone som passer deg. Det trenger ikke være formelt.
«Hele klassen» – hvordan gjør man det?
I mange barnegrupper og klasser er det en uskreven eller skrevet regel om at man inviterer enten alle, alle av samme kjønn, eller bare noen få, og at invitasjoner bare deles ut i barnehagen eller på skolen hvis hele gruppen er invitert. Hensikten er at ingen skal føle seg utenfor.
Er du usikker, spør barnehagen, kontaktlæreren eller foreldrekontakten om hva som er vanlig i gruppen. Inviterer du bare noen få venner, send invitasjonen direkte til foreldrene og snakk med barnet om å ikke prate så mye om festen i barnehagen eller på skolen.
Usikker på hvor mange det er lurt å invitere? Se guiden om hvor mange gjester du bør ha.
Tre ferdige invitasjonstekster
Bytt ut navn, tider og adresse. Tekstene er skrevet for å kunne sendes som melding, men passer også på papir.
1. Treåring, invitasjon til barnehagegruppen
Hei! Emma fyller 3 år og vil gjerne invitere hele Bjørnegruppa til bursdagsfest lørdag 14. mars kl. 12.00–13.30 hjemme hos oss i Granveien 12. Siden barna er små, er det fint om en voksen blir med. Det blir pølser, kake og lek. Gi beskjed om barnet har allergier eller ikke spiser noe. Svar til Kari på 900 00 000 innen lørdag 7. mars. Vi gleder oss!
2. Seksåring, fest hjemme
Hei! Jonas fyller 6 år og inviterer til bursdag fredag 20. mars kl. 16.30–18.30 hjemme hos oss i Fjellveien 4 B (ring på hos Hansen). Vi skal leke ute en stund, så ta på klær etter været. Det blir pizza og kake. Barna kan hentes kl. 18.30. Si fra om allergier eller annet vi bør vite. Svar til Ole på 900 00 000 innen fredag 13. mars.
3. Åtteåring, aktivitetslokale
Hei! Sara fyller 8 år og inviterer til bursdag på [navn på lekeland/bowlinghall], [adresse], søndag 22. mars kl. 13.00–15.00. Vi møtes ved inngangen kl. 12.50. Ta med innesokker (eller det lokalet krever). Det blir aktivitet, mat og kake. Henting ved inngangen kl. 15.00. Gi beskjed om allergier, og svar til Lise på 900 00 000 innen søndag 15. mars, så vi kan bestille riktig antall plasser.
Det siste punktet er viktig for aktivitetslokaler: mange krever at du oppgir antall barn på forhånd, så et presist svar er ekstra nyttig.
Svar og påminnelser
Ikke alle svarer innen fristen. Det er helt vanlig, og som regel skyldes det bare travelhet. Send en kort, vennlig melding direkte til dem det gjelder et par dager etter fristen, for eksempel:
Hei! Bare en påminnelse om bursdagen til Jonas fredag kl. 16.30. Kommer Mia? Fint med svar innen onsdag, så vi vet hvor mye mat vi skal kjøpe.
Når svarene er inne, kan du legge antallet inn i kalkulatoren på forsiden og få en handleliste tilpasset antall barn og alder. Husk å regne med at noen kan bli syke på dagen.
Når noen svarer med allergi
Takk for beskjeden, og spør gjerne et oppfølgingsspørsmål: Hvor alvorlig er det, og tåler barnet spor? Da vet du om det holder å velge en egen kake, eller om du må tenke mer på hele bordet. Les mer i guiden om allergier i barnebursdag.
Kort sjekkliste før du sender
- Står dato, start og slutt?
- Står full adresse?
- Er det tydelig om foreldre skal bli?
- Er det spurt om allergier?
- Står svarfrist og telefonnummer?
- Er det info om klær eller utstyr hvis det trengs?
Kan du svare ja på alt, er invitasjonen klar til å sendes.
Ofte stilte spørsmål
Når bør jeg sende invitasjon til barnebursdag?
To til tre uker før er vanlig. Da rekker foreldre å planlegge, og datoen blir ikke glemt. Skal det skje i en travel periode, for eksempel rett før jul, kan du sende litt tidligere.
Hva skal stå i en invitasjon til barnebursdag?
Hvem som har bursdag, dato, start- og sluttid, adresse, svarfrist og telefonnummer. Be også om beskjed om allergier, og skriv om foreldre bør bli eller om barna kan leveres.
Kan jeg dele ut invitasjoner i barnehagen eller på skolen?
Mange barnehager og skoler ber om at invitasjoner bare deles ut der hvis alle i gruppen eller klassen er invitert. Inviterer du noen få, send heller direkte til foreldrene.
Hva gjør jeg hvis noen ikke svarer?
Send en kort og vennlig påminnelse et par dager etter svarfristen. Mange har bare glemt det, og en direkte melding gir som regel svar raskt.